複旦大學(xué)附屬兒科醫院

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制度建設

工程檔案管理制度

發(fā)布時(shí)間：2018-10-18 發(fā)布人：基建辦公室

1. 根據《中華人民共和國(guó)檔案法》、《上海市檔案管理條例》的有關規定和《上海市城市建設檔案管理暫行辦法》，結合工程實際情況，建立工程檔案資料。
2. 項目建設工程的檔案是建設過(guò)程中形成(chéng)的工程文件材料、竣工圖和工程聲像檔案。
3. 建設工程前期及竣工驗收文件材料，按先批複後(hòu)請示，先正文後(hòu)附件，先文字材料後(hòu)附圖歸檔；工程設計文件材料按設計程序、施工技術文件材料按單體、修改依據性文件材料按單體集中歸檔。
4. 所有合同經(jīng)雙方蓋章生效後(hòu)即進(jìn)行登記台帳，合同管理員將(jiāng)合同履行中的情況詳細記錄清楚，包括合同變更中的文件來往情況也必須及時(shí)登記在台帳上，并妥善保管。合同履行完畢後(hòu)，要根據合同文件的分類組卷，統一裝訂、歸檔。凡與合同有關的來往文件等要妥善保管，在合同履行結束後(hòu)也一并裝訂歸檔。
5. 與施工單位簽訂的建築、安裝工程合同應當包含竣工圖和施工技術文件材料的編制、套數、交接日期和違約責任等内容，工程竣工驗收後(hòu)由施工單位交醫院歸檔保存，基本辦負責向(xiàng)上海市城建檔案館報送竣工檔案。
6. 檔案管理員做好(hǎo)各類收發(fā)文件、内部資料、會(huì)議紀要、簡報等的登記工作，負責文件材料的保密、核對(duì)、清退、借閱工作。